Der Weg durch das Chaos: Wie die Willi Schüler GmbH mit Pimics das Produktdatenmanagement veränderte

Die Willi Schüler GmbH hat ihre Produktdatenverwaltung durch die Integration von Pimics mit einem ERP-System und Shopware 6 überarbeitet, wodurch die Daten automatisch und fehlerfrei aktualisiert werden. Diese leistungsstarke Integration steigerte die Effizienz und schuf die Voraussetzungen für künftiges Wachstum. Hier erfahren Sie, wie sie es geschafft haben.
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Der Weg durch das Chaos: Wie die Willi Schüler GmbH mit Pimics das Produktdatenmanagement veränderte
veröffentlicht 13.03.2025
Die Willi Schüler GmbH ist ein wichtiger deutscher Anbieter von Ölen und Industrieschmierstoffen, der sich um alles kümmert, von Maschinen bis hin zu Autos und Traktoren. Das Unternehmen mit Sitz in Ebringen, Deutschland, vertreibt Maschinenschmierstoffe von Fuchs und seine eigene Marke oelluxx, die alle Arten von Maschinenölen anbietet, die Sie benötigen. Mit einer Produktpalette von über 38.000 Artikeln betreibt das Unternehmen zwei E-Commerce-Plattformen sowohl für B2B- als auch für B2C-Kunden und entwickelt derzeit eine dritte für B2B-Kunden.

Auf der Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung seiner Prozesse hat Willi Schüler sein ERP-System von Microsoft Dynamics NAV 2009 auf Business Central im Jahr 2023 umgestellt. Diese Umstellung erforderte eine neue Produktinformationsmanagement (PIM)-Lösung, was das Unternehmen dazu veranlasste, mit uns bei Allium für Pimics zusammenzuarbeiten, eine vollständig integrierte PIM-Lösung für Business Central. Diese Fallstudie führt Sie durch den gesamten Implementierungsprozess, die Hürden, die wir überwunden haben, und die spannenden Vorteile, die Willi Schüler auf dem Weg dorthin gewonnen hat.

Herausforderungen im Rückblick

Vor der Integration von Pimics navigierte Willi Schüler durch ein Labyrinth von Produktdatenherausforderungen:

1. Fragmentierte Datenverwaltung

Bei fast 40.000 Produkten mit unzähligen Attributen (Größen, Typen, Bildern, Beschreibungen) und unterschiedlichen B2B/B2C-Anforderungen waren die Produktdaten bei Willi Schüler über mehrere Excel-Tabellen verstreut. Die richtigen Informationen zu finden, fühlte sich an wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen und machte die Genauigkeit und Konsistenz der Daten zu einer echten Herausforderung.

2. Manuelle Updates auf verschiedenen Plattformen

Die Aktualisierung von Produktdaten über die ERP-, Marketing- und E-Commerce-Plattformen hinweg war eine mühsame, manuelle Arbeit, ein bisschen so, als würde man versuchen, Lecks in einem Boot zu stopfen, während es noch im Wasser liegt. Sie war langsam, fehleranfällig und führte zu Inkonsistenzen, Verzögerungen und Zeitverschwendung.

3. Mangel an strukturierten Prozessen

Es gab kein einheitliches System für die Handhabung von Produktattributen, Bildern und Übersetzungen auf verschiedenen E-Commerce-Plattformen. Jede Plattform glich einer separaten Insel und es gab keine Brücken, die alle Inseln miteinander verbanden - Prozesse wurden isoliert verwaltet, was die Aufrechterhaltung reibungsloser und effektiver Arbeitsabläufe erschwerte.

4. Komplexität der ERP-Umstellung

Mit der Migration von Microsoft Dynamics NAV 2009 auf Business Central kam eine weitere Ebene der Komplexität hinzu. Alle Produktdaten mussten neu strukturiert werden, um mit dem neuen System kompatibel zu sein, was die Umstellung zu einem gewaltigen Unterfangen machte.

5. Integration mit Shopware 6

Schließlich benötigte Willi Schüler eine direkte Verbindung zwischen Pimics und seiner E-Commerce-Plattform Shopware 6. Diese benutzerdefinierte Integration war das letzte Teil des Puzzles - eine Herausforderung, aber unerlässlich für die Synchronisierung aller Produktdaten zwischen den Systemen. Sie ermöglichte eine nahtlose Datensynchronisation und stellte sicher, dass die Produktinformationen über alle Plattformen hinweg konsistent und aktuell blieben.

Brücken bauen in der Datenflut

Als Willi Schüler sich für die Einführung von Pimics entschied, suchten sie mehr als nur ein neues System - sie brauchten einen Rettungsanker, um das Chaos ihrer Produktdaten zu organisieren. Die Lösung? Ein vollständig integriertes PIM-System, das in Microsoft Dynamics 365 Business Central eingebettet ist und eine einzige Quelle für Produktinformationen und DAM bietet. Dies führte nicht nur zu einer Rationalisierung der Daten, sondern auch zu mehr Konsistenz und Effizienz in allen Bereichen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
 
  • Automatisierte Synchronisation der ERP-Daten mit Shopware 6.
  • Optimierte Verwaltung von Attributen für B2B- und B2C-Produkte.
  • Eine deutliche Verbesserung der Datenkonsistenz über alle Plattformen hinweg, wodurch Redundanzen und Fehler reduziert werden.

Das Fundament legen: Erste Bewertung

Im Mittelpunkt jedes Implementierungsprozesses steht eine erste Bewertungsphase, in der jedes Detail der Produktdaten geprüft, kategorisiert und sortiert wird. Es geht nicht nur darum, das System einzurichten, sondern auch sicherzustellen, dass alles richtig strukturiert und für eine nahtlose Integration in Pimics bereit ist.

Diese Bewertungsphase ist für die Kunden oft ein Augenöffner.Ein Tool wie Pimics liefert wertvolle Einblicke in potenzielle Verbesserungsbereiche. Das Team profitiert von der Anleitung durch Experten, während das Unternehmen eine neue Perspektive auf seine Arbeitsabläufe erhält.

Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte des Bewertungsprozesses erläutert:
  1. Datenstruktur und Workflow-Analyse: Wir begannen damit, den Produktkatalog von Willi Schüler unter die Lupe zu nehmen und zu verstehen, wie die Daten organisiert waren und wie sie durch das Unternehmen flossen.
  2. Ermittlung von Datenlücken und Unstimmigkeiten: Wir haben festgestellt, wo die Daten auf den verschiedenen Plattformen nicht übereinstimmten, und die Bereiche hervorgehoben, die verbessert werden mussten.
  3. Erstellung einer maßgeschneiderten Strategie: Wir entwickelten einen maßgeschneiderten Datenmanagementplan, um die Prozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern.
  4. Vorbereitungen für die Integration: Wir stellten auch sicher, dass ihre ERP- und E-Commerce-Systeme für eine reibungslose Integration bereit waren.
Diese Phase verschaffte uns dringend benötigte Einblicke und einen umsetzbaren Fahrplan für die Optimierung des Datenmanagements vor der Einführung von Pimics.

Die Umsetzung der Reise

Ursprünglich für Sommer 2023 geplant, dauerte die ERP-Umstellung länger als erwartet. Grund dafür war die Komplexität der Datenmigration vom alten zum neuen ERP unter Wahrung der Datenintegrität, die durch die häufigen Updates von Business Central noch verstärkt wurde.

Nachdem das ERP-System eingerichtet war, konzentrierten wir uns auf die Implementierung von Pimics. Zu den wichtigsten Zielen gehörten:
 
  • Konsolidierung aller Produktdaten in einem einzigen System: Dazu mussten Daten aus Hunderten von Excel-Dateien gesammelt und in Pimics zusammengeführt werden.
  • Automatisierung der Datensynchronisierung über alle Plattformen hinweg: Sicherstellen, dass jede Aktualisierung in einem System im gesamten Netzwerk widergespiegelt wird.
  • Bereitstellung von unterschiedlichen Attributstrukturen für B2B- und B2C-Produkte: Anpassung des Systems zur Unterstützung beider Geschäftsmodelle.
  • Integration von Pimics in Shopware 6: Eine bahnbrechende Aufgabe, die eine Menge Programmierarbeit, Tests und Feinabstimmung erforderte, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.

Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb

Seit der Einführung von Pimics hat Willi Schüler seine Abläufe gestrafft, die Datengenauigkeit verbessert und wichtige Arbeitsabläufe automatisiert. Hier sehen Sie, was das für einen Unterschied gemacht hat:
 
  • Zentralisierte Datenverwaltung: Eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Produktinformationen, wodurch Inkonsistenzen vermieden werden.
  • Automatisierte Aktualisierungen: Änderungen im ERP-System werden sofort mit den E-Commerce-Plattformen synchronisiert.
  • Verbesserte Effizienz des Prozesses: Weniger manuelle Arbeit bedeutet schnellere Produktaktualisierungen und weniger Fehler.
  • Für Wachstum ausgelegt: Das System ist bereit, die Expansion zu unterstützen, einschließlich der geplanten dritten B2B-E-Commerce-Plattform.
  • Besseres Kundenerlebnis: Genaue, gut organisierte Produktdaten sorgen für einen reibungsloseren Einkauf für B2B- und B2C-Kunden.
„Dank Pimics sind wir in der Lage, unsere Produktdaten effizient und zentral zu verwalten. Jede Änderung wird automatisch in unsere Vertriebs- und Marketingkanäle integriert, was viel Zeit spart und die Datenkonsistenz verbessert“, sagt Tobias Rösch, Leiter des Produktmanagements bei Willi Schüler.

Erwähnenswert ist auch, dass sich die Datenblattverwaltung deutlich verbessert hat und damit eine der größten Herausforderungen bei der Pflege korrekter und aktueller Produktinformationen bewältigt werden konnte. Dieser Wandel hat dazu beigetragen, Fehler zu reduzieren und die Aktualisierung von Produktdaten zu beschleunigen.

Wichtigste Erkenntnisse

Die Umstellung auf ein neues ERP-System bei gleichzeitiger Einrichtung eines PIM-Systems erfordert sorgfältige Planung und Flexibilität. Benutzerdefinierte Integrationen, wie der Shopware 6 Connector, müssen gründlich getestet werden, damit sie reibungslos funktionieren. Aber ein gut strukturiertes PIM macht einen großen Unterschied - es erhöht die Datengenauigkeit, rationalisiert die Abläufe und macht Sie fit für zukünftiges Wachstum.

Blick auf die nächsten Funktionen

In der nächsten Phase der Implementierung ist die Integration eines Etikettendrucksystems mit EasyCatalog für Adobe InDesign geplant. Damit kann Willi Schüler Produktetiketten direkt aus dem ERP-System generieren, was die Prozesse verschlankt und den manuellen Aufwand weiter reduziert.

Abschließende Überlegungen: Eine Erfolgsgeschichte der Transformation

Die Willi Schüler GmbH und Allium haben sich zusammengetan, um mit einer erfolgreichen Pimics-Implementierung Produktdaten zu rationalisieren. Was früher ein manueller, verstreuter Prozess war, ist jetzt ein automatisiertes, zentralisiertes System. Trotz der Herausforderungen bei der ERP-Migration und den kundenspezifischen Integrationen hat dieses Projekt die Voraussetzungen für zukünftiges Wachstum geschaffen. Mit genaueren Daten ist das Unternehmen in der Lage, B2B- und B2C-Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig effizienter denn je zu arbeiten.
 
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